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Expertenbeitrag: Die E-Rechnungspflicht ist beschlossen!

Das Wachstumschancengesetz ist beschlossene Sache. Um bis zur Frist 2027 den gesetzlichen Anforderungen Forderung zu tragen, sollten Unternehmen sich rechtzeitig mit dem eigenen Rechnungsprozess und der Software auseinandersetzen, um die notwendigen Schritte zu planen. 

Mit dem vor kurzem verabschiedeten Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zur Pflicht. Der Bundesrat hat dem Gesetz am 22. März 2024 nach einem Vermittlungsverfahren seine Zustimmung erteilt. Mehr zur Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung finden Sie hier in unserer Übersicht.

Die elektronische Rechnungsstellung hat sich im Geschäftsverkehr bereits ohne gesetzliche Vorgaben zum Standard entwickelt, da die Vorteile der automatisierten Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten immer deutlicher werden. Im öffentlichen Sektor ist die elektronische Rechnungsstellung bereits Pflicht, und auch in der Privatwirtschaft wächst die Erwartung, dass Geschäftspartner elektronische Rechnungen versenden und empfangen können.

Mit der Einführung des Wachstumschancengesetzes haben Unternehmen einen zusätzlichen Anreiz, eine große Anzahl von Rechnungen von Papier und PDF in ein strukturiertes Format umzuwandeln. Selbst bei führenden Unternehmen werden noch nicht alle Eingangsrechnungen in ein strukturiertes Format umgewandelt.

Angesichts des Zeithorizonts besteht noch erheblicher Handlungsbedarf

Einen einheitlichen Standard wird es trotz der gesetzlichen Regelung nicht geben, da EDI-Verfahren nach wie vor eine Rolle spielen werden und bilaterale Vereinbarungen im Rahmen der Übergangsfristen nach wie vor möglich sind.

Für die Unternehmen ist daher ein hohes Maß an Flexibilität und die Erfüllung aller Anforderungen erforderlich

Die Zeit drängt und trotz der Übergangsfristen sollten Unternehmen Gespräche mit ihren Softwarepartnern aufnehmen, um die nächsten Schritte der Digitalisierungsoffensive zu planen.

Für die fristgerechte Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen ist es von entscheidender Bedeutung, dass entsprechende Projektstrukturen zeitnah implementiert werden.

Digitalisierung der Rechnungsprozesse: ein Gewinn für die deutsche Wirtschaft

Experten gehen davon aus, dass das Gesetz erhebliche finanzielle Auswirkungen haben wird, da durch die Umstellung erhebliche Steuermehreinnahmen in zweistelliger Milliardenhöhe erwartet werden. Durch den elektronischen Rechnungsaustausch ist eine effizientere Kontrolle des Vorsteuerabzugs möglich, was zu einer deutlichen Verringerung der Umsatzsteuerlücke in Deutschland führen könnte.

Die E-Rechnung als Digitalisierungstreiber der deutschen Wirtschaft, schafft neben den finanziellen Aspekten auch Impulse für eine flächendeckende Digitaloffensive. Der deutsche Mittelstand ist nun gefordert einzusteigen in die digitalen Transformationsprozesse.

Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist ab 2025 nicht mehr zulässig!

Eine elektronische Rechnung ist nach neuer Begriffsdefinition eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen und damit der CEN-Norm EN 16931. Darunter fallen beispielsweise die genannten Formate: ZUGFeRD-Format (PDF-Dokument und XML-Datei, wobei die XML hierbei führend ist) und das XRechnungs-Format, welches u.a. bereits für die Abwicklung im öffentlichen Dienst genutzt wird.

Abweichend von diesen Formaten können auch bilaterale Absprachen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger geschlossen werden. Voraussetzung ist, dass aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format die erforderlichen Angaben vollständig und richtig in ein Format extrahieren lassen, welche der o.g. Norm entspricht. Somit sind jegliche EDI Verfahren auch weiterhin zulässig und der Austausch technologisch offen für weiter entstehende Rechnungsformate.

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistende Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig* sein.

*Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland

Rechnungsempfänger sind in der Pflicht bis 2025 alle inländischen Rechnungsempfänge nach den neuen Vorgaben entgegenzunehmen und zu verarbeiten

Anders als bisher benötigt es die Zustimmung also nur noch bei abweichenden Regelungen innerhalb der Übergangsfristen.

Fristen der E-Rechnung

Grundsätzlich gilt die gesetzliche Verpflichtung ab 01.01.2025.

Angesichts der flächendeckenden Umsetzungsaufwände seitens der deutschen Wirtschaft hat der Gesetzgeber folgende Übergangsregelungen beschlossen:

Bis Ende 2026 dürfen B2B-Umsätze weiterhin via Papier übermittelt werden, ebenso über nicht EN Konforme elektronische Formate. Voraussetzung ist (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Bis Ende 2027 dürfen für in 2027 ausgeführte Leistungen wie in 2025-2026 gehandhabt werden, jedoch nur unter Erfüllung, dass der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 € hat. Unternehmen die diesen Vorjahresumsatz überschreiten haben die Möglichkeit mittels EDI-Verfahren zu übermitteln, auch dann wenn bis dahin noch keine Extraktion in ein gültiges Format stattfindet.
Ab 2028 ist die gesetzliche Regelung zwingend einzuhalten, da hier das elektronische Meldesystem im Rahmen der ViDA Initiative* der EU Kommission eingeführt werden soll.
*Hintergrund ViDA-Maßnahmen:

Ziel der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist die Vereinfachung des Rechtsrahmens für grenzüberschreitend tätige Unternehmen in der EU. Derzeit verursachen lokale Registrierungs- und Meldepflichten einen hohen Compliance- und Kostenaufwand, der nicht den Anforderungen des digitalen Zeitalters entspricht. Die Kommission hat daher Ende 2012 einen Vorschlag zur Anpassung der MwSt-Vorschriften unterbreitet, der die Unternehmen von ihren Verpflichtungen entlastet, die Verwaltungslasten verringert und gleichzeitig die Digitalisierung vorantreibt.

Die Vorteile der E‑Rechnung:

• Die beschleunigte Übermittlung durch die Reduzierung des manuellen Erfassungsaufwandes führt zu einer schnelleren und fehlerfreien Verarbeitung des Rechnungswesens
• Mit verkürzten Zahlungszielen zur erhöhten Liquidität und planbaren Geldmitteln
• Reduzierung der Papier‑, Druck- und Portokosten
• Digitales Archivieren erleichtert die einfache Umsetzung und Erfüllung gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten
• Spart Ressourcen und fördert damit Umweltbewusstsein und nachhaltiges Wirtschaften

Überblick mögliche Verfahren und Formate die dieser Norm entsprechen:

XRechnung 

XRechnung ist ein Standard für die Art und den technischen Aufbau von Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrates betrieben.

EDI - Elektronischer Belegaustausch

Etablierte Verfahren: EDI – Elektronischer Belegaustausch: Anfang Oktober hat das BMF in einer Stellungnahme bekräftigt, dass das etablierte EDI-Verfahren mit geringfügigen Anpassungen der EN-Konformität entsprechen kann und damit weiterhin gültig bleibt. BMF-Stellungnahme (Link: Microsoft Word – 2023–0922192‑R.docx (dstv.de) zuletzt abgerufen am 12.10.23)

EDI ist ein elektronisches Verfahren zum automatisierten Austausch von Geschäftsbelegdaten zwischen Unternehmen. Durch die bereits flächendeckende Vernetzung mit entsprechenden Anwendungsempfehlungen sind EDI-Verfahren bereits seit langem etabliert und aus vielen Industrie- und Handelsunternehmen nicht mehr wegzudenken.

Quelle: FAQ zum Thema XRechnung (e‑rechnung-bund.de) zuletzt abgerufen am 12.10.2023 08:23Uhr

ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005–3:2012 (PDF/A‑3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.
Die Anwendungsbereiche dieses hybriden Rechnungsformats sind vielfältig. ZUGFeRD kann sowohl im B2B- als auch im B2G- und B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden.
Quelle: Was ist ZUGFeRD | Forum elektronische Rechnung Deutschland (ferd-net.de) zuletzt abgerufen am 12.10.23 08:25 Uhr