Bewidata | Neue Lösungen
Wie Möbelhändler von digitaler Zentralregulierung profitieren

Als Zentralregulierer sorgt die Bewidata in Mainz zum einen für Entlastung im Zahlungs- und Rechnungsmanagement der Anschlusshäuser, zum anderen über die unlimitierte Delkredere-Übernahme gegenüber der Industrie für einen umfänglichen und unkomplizierten Warenbezug.

Beim Originalverfahren wird zusätzlich auch der Rechnungsbeleg im Datenstrom übermittelt und an das von der Bewidata entwickelte cloud-basierte Warenwirtschaftssystem Möbelpilot übertragen.

Das Möbelhaus Heinrich Bald GmbH & Co. KG in Siegen nutzt bereits die Schnittstelle zwischen dem Warenwirtschaftssystem Möbelpilot und der Zentralregulierung. Im Interview erläutert Geschäftsführer Christian Bald, welche Vorteile er im ZR-Originalverfahren sieht und wie diese Schnittstelle die internen Prozesse in seinem Unternehmen vereinfacht.

MM: Wie sind Sie auf das Verfahren aufmerksam geworden?

Christian Bald: Wir besuchen jedes Jahr im November den Messestand der Bewidata auf der EMV-Ordermesse und lassen uns die aktuellen Neuigkeiten direkt vor Ort zeigen. Somit sind wir auf das ZR-Originalverfahren aufmerksam geworden und möchten dieses nicht mehr missen.

MM: Welche Erwartungen hatten Sie an das Verfahren?

Bald: Das Standardverfahren der Zentralregulierung war für unsere Buchhaltung immer mit einem gewissen manuellen Aufwand verbunden. Durch den Umstieg auf das ZR-Originalverfahren haben wir uns erhofft, dass dieser Aufwand minimiert wird und unsere BuchhalterInnen dadurch entlastet werden.

MM: Wo sehen Sie die Vorteile des ZR-Originalverfahrens zum Standardverfahren?

Bald: Das Originalverfahren ist eine (fast) automatische Verarbeitungsmöglichkeit. Wir erhalten heute deutlich weniger Post und Mails, die manuelle Bearbeitung der eingehenden Rechnungen wird bedeutend minimiert. Auch die Bearbeitung der B-Listen können wir nun täglich zusammen mit der Rechnungserfassung erledigen. Richtig gut: Wir müssen Rechnungen nicht mehr selbst erfassen und archivieren!

MM: Wie funktioniert die Archivierung von Rechnungen genau?

Bald: Wir nutzen im Zusammenspiel mit dem ZR-Originalverfahren die von Möbelpilot angebotene Schnittstelle zur Archivierungssoftware Proxess. Die Belege werden mit der automatischen Erfassung in Möbelpilot auch vollautomatisch an das revisionssichere Archivsystem übertragen und dort abgelegt. Ein „Medienbruch“ ist damit ausgeschlossen. Der manuelle Aufwand mit Papierbelegen entfällt völlig. Die Belege können über das Archiv und Möbelpilot von allen Berechtigten eingesehen werden.

MM: Was gefällt Ihnen am ZR-Originalverfahren besonders gut?

Bald: Neben den großen Vorteilen der automatischen Belegerfassung und Archivierung, welche schon eine gehörige Zeitersparnis mit sich bringen, wird auch die Bearbeitung der ZR-Listen vereinfacht. 

Am besten gefällt uns, und da spreche ich für alle MitarbeiterInnen, dass uns Rechnungsinformationen und -dokumente nun täglich zur Verfügung stehen und dem Auftrag und der Auftragsbestätigung zugeordnet werden können. Dadurch sind wir nicht mehr an bestimmte zeitliche Vorgaben gebunden und müssen die in der Zentralregulierung erfassten Rechnungsinformationen nicht mehr mit den in unserem Unternehmen eingegangenen Rechnungen abgleichen. Das bedeutet für uns natürlich maximale Flexibilität und eine erhebliche Zeitersparnis.

MM: Gibt es weitere wichtige Vorteile des Originalverfahrens, die Sie noch nicht erwähnt haben?

Bald: Ja! Eine große Erleichterung, gerade in Zeiten der Pandemie, ist die Möglichkeit der Bearbeitung der Rechnungen aus dem Homeoffice, da Belege nun nicht mehr manuell eingescannt werden müssen und alle erforderlichen Informationen und der Beleg als Bild in Möbelpilot vorhanden sind. Dadurch fällt natürlich auch weniger Papier an und wir haben somit nebenbei noch eine Kostenersparnis.

MM: Würden Sie das ZR-Originalverfahren weiterempfehlen?

Bald: Mein Team und ich können das Verfahren nur wärmstens empfehlen, da uns einfach viel manuelle Arbeit erspart wird, von der automatischen Rechnungserfassung über den Abgleich der Eingangsrechnungen mit den Auftragsbestätigungen der Lieferanten, der vereinfachten und fristenentzerrten Bearbeitung der Zentralregulierungs-listen sowie der automatischen Ablage in einem revisionssicheren Archiv. Das alles verbunden mit einer flexiblen Nutzung auch aus dem Homeoffice heraus ist eine optimale Unterstützung für mein bzw. für unser Unternehmen.