Bewidata – Neue Lösungen
Möbelpilot: Digitaloffensive 2021

Die Bewidata GmbH aus Mainz sorgt als Zentralregulierer zum einen für Entlastung im Zahlungs- und Rechnungsmanagement der angeschlossenen Anschlusshäuser, zum anderen über die umfassende, unlimitierte Delkredere-Übernahme für einen umfänglichen und unkomplizierten Warenbezug.

Zudem hat Bewidata mit dem cloudbasierten Warenwirtschaftssystem Möbelpilot eine standort- und geräteunabhängige Organisationslösung für Möbel- und Küchenhandelsunternehmen entwickelt, welche europaweit zum Einsatz gelangt.Beide Systeme sind perfekt aufeinander abgestimmt und bieten Optionen für einen optimalen digitalen Workflow. Diesen Nutzungsvorteil möchte die Bewidata GmbH im Jahr 2021 besonders hervorheben.
„Natürlich funktionieren beide Systeme auch unabhängig voneinander. Wir haben uns aber für 2021 vorgenommen, möglichst viele weitere Kunden davon zu überzeugen, dass wir sie erst so richtig optimal unterstützen können, wenn die Zentralregulierung mit unserem Warenwirtschaftssystem Möbelpilot kombiniert wird und sich beide ergänzen bzw. sogar noch um eine Archivlösung erweitert wird“, erläutert Hans-Jürgen Röhrig, Geschäftsführer der Bewidata GmbH.

Bestätigungslisten mit automatischer Zuordnung 

So erfolgt zwar im Standardverfahren die Bearbeitung und Beauskunftung der in der Zentralregulierung erfassten Rechnungskopfdaten durch die Mehrzahl der Anschlusshäuser über eine webbasierende, kunden-orientierte Online-Lösung („Zentralregulierung online“). Diese ist jedoch an bestimmte zeitliche Vorgaben der Bearbeitungszeit und den Abgleich der in der Zentralregulierung erfassten Rechnungen mit den im Unternehmen vorhandenen Eingangsrechnungen gebunden. 

Durch das Duo Zentralregulierung Bewi­data und Möbelpilot entfällt die Erfassung von Eingangsrechnungen aus der Zentralregulierung in der Warenwirtschaft. Die Rechnungen können automatisch gebucht und weitgehend den Möbelpilot-Auftragspositionen zugeordnet werden. Neue Rechnungen können täglich abgerufen werden, und die Bearbeitung der restlichen, nicht automatisch zugeordneten Belege ist somit schnell und stressfrei möglich.

Bewidata-Duo ermöglicht beleglose Prozesse in der Zentralregulierung

Der Geschäftsführer: „Unser Bewidata-Duo steht für eine effiziente Digitalisierung, weil beide Systeme nahtlos zusammenarbeiten. Digitale Arbeitsabläufe, oft automatisiert, entlasten die MitarbeiterInnen, sodass sie mehr Zeit haben, sich im Sinne der Kundenbindung zu engagieren.“ EDV-Leiter Alexander Riemer ergänzt: „Durch die Verbindung der Zentralregulierung mit Möbelpilot entfallen zeitraubende Medienbrüche, und so können die Zahlungsfreigabe der Rechnungen sowie weitere zentralregulierungsbezogene Prozesse komplett beleglos erfolgen.“

Im zukünftig papierlosen Büro den Bewidata-Datentresor nutzen 

Die Bewidata bietet für ihre Anschlusshäuser auch eine zertifizierte und rechtssichere Archivierungslösung an. Das digitale Dokumentarchiv, der sogenannte Datentresor, kann das Papierarchiv der Kunden vollständig ersetzen. Der Möbelpilot in Verbindung mit dem Datentresor ist also gleichzeitig revisionssicheres Archiv und leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem. Auch ausgehende Belege aus dem Möbelpilot werden automatisch an den Bewidata-Datentresor übergeben und mit den ERP-Daten indexiert. Das System erkennt, welche Dokumente zu einem Vorgang gehören und fasst sie zusammen. Individuelle Dokumente wie Reklamationsschreiben oder E-Mails können nachträglich einfach über die Oberfläche des Warenwirtschaftssystems zu einem bestehenden Vorgang hinzugefügt werden. Vor allem Reklamationsbearbeitung und Kundendienst profitieren von der lückenlosen Dokumentation der Auftragsabwicklung.

Mit Zentralregulierung und Warenwirtschaftssystem auf Digitalisierungskurs

„Wir entwickeln unsere Systeme ständig weiter und orientieren uns dabei vor allem am Feedback unserer Kunden“, so Hans-Jürgen Röhrig. „Davon profitieren alle: die Bewidata, weil wir mit einer modernen Zentralregulierung und einem aktuellen Warenwirtschaftssystem mehr Kunden gewinnen, und unsere Kunden, weil sie immer sicher sein können, die besten Versionen der beiden Anwendungen zu nutzen.“