Nimo Consulting
Expertenbeitrag: Prioritäten setzen ist etwas für Anfänger

In einer immer schneller werdenden Welt ist die Fähigkeit, sich selbst effektiv zu organisieren, zu  einer wesentlichen Fähigkeit geworden, die Konzentration und Produktivität deutlich steigern kann. Selbstorganisation ist mehr als nur ein trendiges Schlagwort; sie umfasst eine Reihe von Techniken und Gewohnheiten, die es Führungskräften und Mitarbeitern ermöglichen, ihr Privat- und Berufsleben effizienter zu gestalten. Durch die Festlegung klarer Ziele, das Aufräumen von Umgebungen und dem Einsatz von Aufgabenmanagement Strategien ist eine Fokussierung auf Ergebnisse und somit eine Erreichbarkeit von Zielen möglich.

Selbstorganisation verbessert Fokus und Konzentration, die für den Erfolg bei jedem Unterfangen entscheidend sind. Der Prozess beginnt mit der Festlegung klarer Ziele, um Aufgaben effektiv zu priorisieren. Wenn Ziele definiert sind, kann sich der Geist auf das Wesentliche konzentrieren, wodurch die Wahrscheinlichkeit einer Ablenkung verringert wird. Gerade junge Führungskräfte erleben sich häufig in der Situation alles Gleichzeitig erreichen zu wollen. Viele Ziele führen jedoch nicht zum Erfolg, sondern verschaffen sehr schnell viele Erlebnisse des Misserfolges. Daraus zieht niemand Motivation, unser Unterbewusstsein lernt durch diese Art des Vorgehens: Egal was du dir vornimmst, es klappt kaum. Enttäuschung und/oder eine Überforderung stellen sich schnell ein. Bei

manchem auch das Gefühl am falschen Platz zu stehen. Führungskräfte sind selten nicht willens oder nicht wirklich engagiert, sondern das Tagesgeschäft, the daily Business , fordert seinen Preis. Der  Fokus geht verloren und die Zeit scheint durch die Finger zu rinnen. Abends stellt man frustriert fest, nicht das geschafft zu haben was man sich vorgenommen hat. Um aus dieser Schleife den Absprung zu findet, helfen diese Parameter:

1) Definition des wichtigsten Zieles

Merke: z.B. Der Umsatz ist Situation das Ergebnis aller Dinge, welche angeschoben wurden. Stelle die Fragen: Was beeinflusst meine Zielerreichung ( z.B.Umsatz) am meisten? Welche Einflussfaktoren habe ich selbstbestimmt in der Hand?

2) Das Ziel muss messbar sein

Weiche Zielfaktoren, wie wir wollen alle besser werden, sind ungünstig, da nicht unterstützend. Die Abläufe sollen schlanker werden. Wir wollen noch besser zusammenarbeiten. All diese Aussagen hören sich gut an, sind jedoch zu unklar um eine Erreichbarkeit zu messen. Ein Ziel klar benennen, es in eine Masseinheit zu bringen und einen Realitätscheck vorzunehmen, um die Größendefinition in eine Erreichbarkeit zu bringen, ist der nächste Schritt.

3) Visualisiere das Ziel

Den Fokus langfristig auf das Ziel zu haben ist mit einer der Erfolgssteine in der Systematik. Prioritäten zu setzen, bedeutet sinnvoll mit den Aufgaben umzugehen. Tue das Richtige zur richtigen Zeit, mit aller Konsequenz. Die zur Verfügung stehende Arbeitszeit vermehrt sich nicht. Jede Tätigkeit die nicht zum Ziel führt, ist vertane Zeit. Visualisierung ist ein Werkzeug der Fokussierung. Kurz und knapp auf den Punkt gebracht, z.B. auf einer Anzeigetafel, gern in Bildform. Wie ist der Ist Zustand und wie soll der Sollzustand sein? Wann soll das Ziel erreicht werden? Tag / Woche / Jahr ? Alle Mitarbeiter, die im Prozess eingebunden sind, sind mitzunehmen. Der Inhaber einer grossen Möbelkette sagte mir vor kurzen: „Bei uns weiss jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin über unser Ziel Bescheid. Selbst mit unserem Reinigungspersonal wurde darüber gesprochen. Bei uns ist Jeder und Jede ein Teil des Ganzen, deshalb werden alle mit einbezogen.“ Mir war danach klar, dieser Mann brennt für sein Ziel und er schafft es andere mit ins Boot zu nehmen.

4) Berichte über Zwischenstände

Den Fokus nicht nur im Blick zu haben, sondern ihn immer hoch zu halten, dazu braucht es Unterstützung. Schaffen Sie sich einen Kreis zum Austausch, in welchem sie über Ihre Fortschritte berichten. Im Austausch finden sich auch Optionen in Hinblick auf eine Optimierung des Vorgehens, falls nötig. Diese Zwischenstände sind ebenfalls zu Visualisieren. Grundsätzlich erreicht man hierdurch bei allen „Mit - Arbeitern“ mehr verstehen und eine intensivere Umsetzung.

5) Erfolge feiern

Oft nehme wir Erreichtes als eine große Selbstverständlichkeit war. Kaum jemand klopft sich selbst auf die Schulter. Wenn Sie es bei sich selbst als nicht angemessen empfinden (Eigenlob stinkt ….) dann feiern Sie gemeinsam. Eine Belohnung, wie man dies auch immer ausführt, bereitet nicht nur Spaß, sondern wir stärken damit unser Unterbewusstsein. Wenn man daran denkt, dass uns unser Unterbewusstsein bis zu 80 Prozent durch unsere täglichen Aktivitäten bringt, liegt es auf der Hand wie wichtig die Anerkennung einer Leistung ist.

6) Gewohnheiten schaffen

Darüber hinaus ist die Etablierung von Routinen entscheidend, um Disziplin aufzubauen und produktive Gewohnheiten zu stärken. Sich wiederholende Verhaltensmuster erzeugen ein Gefühl von Stabilität und Vorhersehbarkeit, was Entscheidungsmüdigkeit reduzieren und geistige Energie für kreativere Beschäftigungen freisetzen kann. Letztendlich steigert Selbstorganisation nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch eine proaktive und motivierte Denkweise, die es den Menschen ermöglicht, ihr Leben in die Hand zu nehmen und ihre Ziele zu erreichen.

Zum Schluss ist zu Bedenken:

Was lenkt mich von meinem Vorhaben oft ab? Wie selbstständig arbeiten meine Mitarbeiter und wie selbstständig lass ich sie arbeiten? Ein JA zum Ziel bedeutet auch ein NEIN in manch anderer Situation.